Top 15 các bước mở quán cafe cần phải thực hiện

Kinh doanh quán cafe không phải là chuyện đơn giản. Ngày từ khâu mở quán đã đòi hỏi phải trải qua rất nhiều bước phức tạp. Dưới đây hãy cùng điểm qua các bước mở quán cafe cơ bản mà ai cũng phải thực hiện.

Nghiên cứu thị trường

Muốn mở quán cafe nói riêng và các hình thức kinh doanh khác nói chung đều cần phải nghiên cứu thị trường. Việc này là vô cùng quan trọng để xác định xem có nên mở quán hay không cũng như các cơ hội phát triển sau này. Nghiên cứu thị trường càng kỹ thì việc xây dựng mô hình quán cũng như các bước sau đó sẽ càng được chuẩn bị tốt hơn.

Khi nghiên cứu cần thực hiện với cả đối thủ lẫn khách hàng. Với đối thủ, hãy tìm hiểu về sơ qua các quán cafe đã có ở khu vực, hình thức kinh doanh, những ưu điểm và khuyết điểm. Trong khi đó đối với khách hàng cần nghiên cứu nhu cầu, độ tuổi cũng như nhiều những yếu tố khác.

Lập ý tưởng kinh doanh quán

Không thể thiếu trong các bước mở quán cafe đó chính là lên ý tưởng kinh doanh. Việc này cũng quan trọng không kém vì sẽ giúp chủ quán có định hướng rõ ràng về việc mình sẽ làm gì ở hiện tại và trong tương lai. Lên ý tưởng càng phù hợp và càng cụ thể thì các bước kế tiếp sẽ có thể tiến hành dễ dàng hơn.

Ý tưởng kinh doanh cần phải phù hợp với việc nghiên cứu thị trường ban đầu đã tiến hành. Mọi người cũng cần căn cứ vào thực tế tình hình của bản thân để tránh việc lên ý tưởng qua cao vời, không thể thực hiện.

Chọn mô hình kinh doanh cho quán

Kết hợp hai bước trên sẽ có thể ra được mô hình kinh doanh quán. Hiện nay có rất nhiều mô hình khác nhau có thể kể đến như:

Mô hình quán cafe sân vườn

Một trong những quán cafe được rất nhiều người kinh doanh và cũng được khách hàng rất yêu thích. Không thể thiếu với kiểu quán này đó là không gian thiên nhiên với cây xanh và hoa cỏ. Tất cả tạo nên sự tươi mát, cho khách hàng các trải nghiệm thưởng thức cafe thoải mái nhất.

Mô hình quán trong nhà

Một mô hình quán cũng thường thấy hiện nay chính là quán kín trong nhà. Kiểu này rất thích hợp cho khu vực trung tâm tỉnh hay các thành phố lớn. Quán được thiết kế tách biệt, trang bị đầy đủ máy lạnh, wifi cùng nội thất hiện đại. Kiểu này khá được lòng người trẻ hoặc những ai muốn ngồi cafe để làm việc.

Mô hình quán cafe ăn sáng

Nếu chưa biết nên chọn mô hình kinh doanh nào thì mọi người có thể thử kết hợp quán cafe với ăn sáng. Hai hoạt động này hẳn đã rất quen thuộc với người Việt Nam. Mô hình quán này không chỉ đáp ứng được nhu cầu khách hàng mà còn mang đến nhiều nguồn thu hơn cho chủ quán.

Mô hình quán mặt tiền phố

Mở quán cafe ngoài trời ở các mặt tiền phố là lựa chọn của nhiều người. Trước tiên phải kể đến đó là không gian thoáng đãng với view ngắm phố phường nhộn nhịp. Bên cạnh đó, mô hình này còn mang đến nhiều cơ hội phát triển vì vị trí thuận lợi, dễ thu hút khách hàng.

Khi nghiên cứu thị trường tùy theo đối tượng khách hàng mà mọi người sẽ chọn mô hình kinh doanh sao cho phù hợp nhất. Ngoài sự truyền thống thì cũng nên có các sáng tạo trong mô hình để giúp quán được độc đáo và tạo ấn tượng với khách hàng.

Quy trình mở quán cafe – Chuẩn bị kinh phí

Chuẩn bị kinh phí có thể nói là một trong các bước mở quán cafe quan trọng hàng đầu. Bạn sẽ không thể làm gì nếu không có tiền. Số vốn ít hay nhiều quyết định rất lớn đến quy mô và hoạt động của quán cafe sau này. Để mở một quán chỉnh chu sẽ tốn rất nhiều khoản phí khác nhau, chẳng hạn như:

Phí thuê mặt bằng

Phí thuê mặt bằng có thể nói là một trong những khoản sẽ tiêu tốn khá nhiều tiền. Đặc biệt nếu mở quán ở các vị trí trung tâm tại những thành phố lớn sẽ càng tốn kém hơn. Trường hợp này mọi người có thể tốn từ 50 triệu thậm chí là 200 triệu mới có thể thuê được mặt bằng.

Trong khi đó nếu ở vùng nông thôn thì chi phí sẽ rẻ hơn rất nhiều. Tùy theo số vốn đã chuẩn bị mà mọi người hãy cân nhắc tìm mặt bằng sao cho phù hợp nhất.

Phí mua nội thất

Trong các bước mở quán cafe không thể thiếu nội thất mà đặc biệt là bàn ghế. Tùy theo quy mô quán mà số tiền chi cho khoản này cũng sẽ có sự cao thấp khác nhau. Số tiền để mua nội thất có thể giao động trong khoảng từ 15 đến 50 triệu.

Phí mua dụng cụ

Mở quán cafe rất cần các dụng cụ pha chế cần thiết. Đặc biệt nếu có thêm hình thức bán các thức uống kiểu sinh tố, nước ép thì dụng cụ sẽ còn cần nhiều hơn nữa. Khoản phí mua dụng cụ, thiết bị cho quán nằm trong khoảng từ 10 đến 20 triệu đồng.

Lương nhân viên

Mở một quán cafe nếu như tự mình đứng ra quản lý và phục vụ thì sẽ không phải tốn lương cho nhân viên. Tuy nhiên nếu thuê nhân viên thì số tiền phải bỏ ra cũng là khá lớn. Cụ thể như:

• Lương cho pha chế: Khoảng 10 đến 15 triệu đồng.
• Lương cho bảo vệ, phục vụ: Khoảng 5 đến 7 triệu đồng.
• Lương cho quản lý: Khoảng 15 đến 20 triệu đồng.

Tiền mua nguyên liệu

Hàng tháng quán cafe sẽ phải chi ra một khoản tiền để mua nguyên liệu. Số tiền này cũng tùy thuộc vào quy mô quán và đặc biệt là menu. Chính vì vậy mọi người cần có sự suy tính sao cho đảm bảo tiền mua nguyên liệu hợp lý nhất.

Các khoản phí lặt vặt khác

Ngoài những khoản phí chính trên thì khi mở quán cafe sẽ còn khá nhiều tiền phát sinh khác như:

• Tiền điện, nước, mạng hàng tháng.
• Tiền để làm thủ tục pháp lý.
• Tiền thưởng cho nhân viên.
• Tiền quảng cáo, marketing…

Thuê mặt bằng phù hợp cho quán

Thuê mặt bằng cũng là một trong các bước mở quán cafe rất quan trọng. Một mặt bằng đẹp sẽ mang đến rất nhiều lợi ích, đặc biệt là giúp quán thu hút được nhiều khách hàng hơn. Tuy nhiên điều này cũng đồng nghĩa với việc mọi người sẽ phải chi một số tiền lớn  hơn. Do đó khi lựa chọn mặt bằng cần cân nhắc các vấn đề như:

• Vị trí.
• Diện tích.
• Số tiền thuê mặt bằng.
• Phù hợp hay không với mô hình lựa chọn ban đầu

Làm việc với đơn vị thiết kế

Muốn mở một quán cafe chuyên nghiệp tốt nhất hãy chọn đơn vị thiết kế riêng thay vì tự mình làm. Một công ty thiết kế chuyên nghiệp sẽ giúp cụ thể hóa các ý tưởng ban đầu của bạn. Bên cạnh đó họ còn đưa ra các thiết kế đảm bảo phù hợp với mô hình và tận dụng tốt mặt bằng đã thuê.

Xây dựng quán

Tiếp theo trong kế hoạch mở quán cafe đó là xây dựng quán. Việc xây dựng quán cầu kỳ hay đơn giản, tốn nhiều hay ít thời gian còn phụ thuộc vào mô hình và ý tưởng kinh doanh. Tuy nhiên thường ở bước này chủ quán chỉ là người giám sát. Đội ngũ nhân viên của công ty xây dựng sẽ giúp mọi người thực hiện công việc này.

Mua đồ nội thất và trang trí

Sau khi hoàn thành xây dựng thì các bước mở quán cafe kế tiếp sẽ là sắm sửa đồ nội thất và trang trí không gian quán. Tùy theo kinh phí dự trù ban đầu mà mọi người sẽ mua đồ dùng nội thất sao cho phù hợp nhất. Với quán có quy mô nhỏ, không gian không rộng lớn thì nên ưu tiên nội thất đơn giản. Ngược lại các quán có quy mô lớn mà lại theo phong cách sang trọng thì nên đầu tư thật kỹ phần nội thất.

Lắp đặt các thiết bị cần thiết

Các bước mở quán cafe còn bao gồm cả việc lắp đặt các thiết bị cần thiết. Ở đây có thể là máy lạnh, máy điều hòa, tivi, máy quản lý quán, wifi… Tùy theo hoạt động kinh doanh của từng quán mà sẽ cần các thiết bị khác nhau. Ngoài ra mọi người nên chú ý về thiết kế chiếu sáng để đảm bảo trải nghiệm của khách hàng được hoàn hảo nhất.

Lên menu cho quán

Một bước cũng cực kỳ quan trọng khi mở quán cafe đó là lên danh sách thức uống. Bước này sẽ liên quan khá nhiều đến mô hình kinh doanh cũng như việc nghiên cứu thị trường ban đầu. Mọi người nên lên menu đa dạng để nhằm đáp ứng được nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó cũng cần phù hợp với đối tượng mà quán hướng đến.

Chẳng hạn như một quán chủ yếu dành cho các quý ông nhâm nhi tách cafe, hút điếu thuốc thì nên đầu tư và danh sách các món trà, cafe… Trong khi đó quán hướng đến đối tượng người trẻ, học sinh, sinh viên thì cần đặc biệt quan tâm đến danh sách các món trà sữa, sinh tố…

Mua dụng cụ và thiết bị

Trang bị dụng cụ cần thiết cũng là một trong các bước mở quán cafe không thể bỏ qua. Dụng cụ ở đây sẽ tùy thuộc và menu ở bước vừa rồi. Dụng cụ cũng rất đa dạng với nhiều sự lựa chọn cùng mức giá khác nhau. Tuy nhiên nếu là các quán theo phong cách sang trọng, quy mô lớn thì nên mua các loại máy móc pha chế chất lượng, dùng được lâu và tiết kiệm được nhiều khoản tiền.

Trước khi mua hãy lên danh sách đầy đủ trước. Như vậy sẽ hạn chế được việc mua thiếu tốn công di chuyển nhiều lần.

Tuyển nhân viên

Kế đến trong quy trình các bước mở quán cafe sẽ là tuyển dụng nhân viên. Như đã có đề cập thì các quán quy mô lớn sẽ yêu cầu khá nhiều bộ phận nhân viên khác nhau. Trong đó các bộ phận chính cần đặc biệt chú ý khi tuyển dụng như: nhân viên phục vụ, nhân viên pha chế, quản lý quán, đội ngũ marketing…

Nếu được các chủ quán có thể tuyển dụng theo hình thức partime cho vị trí phục vụ. Điều này không chỉ tạo được nhiều việc làm mà còn tiết kiệm được kha khá chi phí.

Đào tạo nhân viên

Sau khi tuyển được nhân viên thì sẽ là bước đào tạo. Cho dù nhân viên đó đã có kinh nghiệm hay chưa thì chủ quán vẫn cần hướng dẫn lại công việc. Điều này sẽ giúp nhân viên đỡ bỡ ngỡ và bắt đầu làm quen với quán được nhanh chóng hơn. Việc đào tạo ở đây cũng có rất nhiều lĩnh vực như:

• Đào tạo cách chào đón, giới thiếu món ngon cho khách hàng.
• Cách pha chế các loại thức uống.
• Cách sử dụng các phần mềm quản lý, thu ngân của quán.
• Cách chuẩn bị nguyên liệu, dọn dẹp quán…

Hoàn tất thủ tục pháp lý

Đặc biệt quan trọng trong các bước mở quán cafe đó là hoàn thành các thủ tục pháp lý. Dù là mở quán nhỏ hay lớn thì cũng tuyệt đối không được bỏ qua bước này. Trước tiên phải kể đến đó là giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm được UBND địa phương cấp. Đây là 2 loại giấy tờ quan trọng để đảm bảo quán kinh doanh hợp pháp.

Sau đó sẽ là một vài những loại giấy tờ khác như thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng…

Chuẩn bị nguyên liệu

Trước khi mở quán thì bước chuẩn bị nguyên liệu cũng là cực kỳ quan trọng. Nguyên liệu sẽ dựa vào menu ban đầu. Với nguyên liệu sẽ có loại dùng trong ngày và cũng có loại dữ trữ được khá lâu. Bên cạnh đó ngay lúc này mọi người cần tìm các nguồn cung cấp nguyên liệu đảm bảo chất lượng, giá tốt để có thể giao dịch thường xuyên thời gian sau này.

Lên kế hoạch marketing

Cuối cùng trong các bước mở quán cafe đó là lên kế hoạch quảng bá cho quán. Phải nói trong thời gian đầu mới khai trương thì đây là một bước cự kỳ quan trọng giúp thu hút khách hàng. Với kết hoạch marketing thì nên có sự kết hợp giữa nhiều hình thức tùy theo kinh phí hiện có. Một vài hình thức quảng cáo rất phù hợp cho quán cafe hiện nay như:

• Quảng cáo qua kênh fanpage, youtube.
• Sử dụng kênh Tik tok.
• Thuê các reviewer để được quảng cáo.
• Quảng cáo offline thông qua hình thức tờ rơi, khuyến mãi giảm giá…

Thực hiện tất cả các bước mở quán cafe trên thì cơ sở của mọi người chắc chắn sẽ sẵn sàng đi vào hoạt động. Đây là các bước cơ bản ngoài ra có thể còn có nhiều việc khác mà chủ quán phải làm. Nếu bạn có sẵn vốn nhưng không có thời gian để tự mình chuẩn bị các yếu tố trên thì mở quán cà phê Nhượng quyền sẽ là ý tưởng hay cho bạn. Dù thế nào thì hãy chuẩn bị thật đầy đủ các thủ tục để đảm bảo quán cafe đi vào hoạt động được hiệu quả nhất.