Cần thuê bao nhiêu nhân viên phục vụ quán cafe cho quán mới mở đang chuẩn bị tuyển nhân viên phục vụ cafe?
Bước 1. Xác định mục tiêu doanh thu hàng tháng của quán để tuyển nhân viên phục vụ quán cafe.
1. Xác định bài toán tài chính cho quán cà phê:
Trước khi mở quán cà phê, bạn cần phải xác định được bài toán tài chính cho một quán cà phê thành công. Trong đó, Lợi nhuận mong muốn phải được định hình từ đầu để tính toán chi phí, trong đó có chi phí nhân sự. Từ đó bạn có thể xác định được doanh thu cần đạt được cho quán cà phê của mình.
Bằng cách sử dụng tỉ lệ trung bình lợi nhuận của các quán cà phê tương tự. Nếu bạn chưa biết tỉ lệ lợi nhuận trên doanh thu của các quán cà phê là bao nhiêu, thì hãy tham khảo những người có kinh nghiệm trong ngànhhoặc sử dụng các số liệu ước chừng trong ngành. Thông thường một quán cà phê, tỉ lệ lợi nhuận trên doanh thu khoảng 20-30%
Ví dụ: Bạn mở một mô hình cà phê mang đi và mong muốn lợi nhuận hàng tháng là 20 triệu đồng. Với tỉ lệ lợi nhuận là 25% thì mô hình cà phê này có thể đặt mục tiêu doanh thu là 100 triệu/tháng, trong khi nếu đặt tỉ lệ lợi nhuận 20% thì doanh thu sẽ là 100 triệu/tháng hoặc hơn.
2. Tính toán chi phí vận hành từ doanh thu đã vạch ra.
Chi phí vận hành là các chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh quán cà phê đó. Các chi phí này thường chiếm từ 60-80% doanh thu của các quán kinh doanh thành công. Các quán không thành công thì chi phí vận hành chiếm từ 90 đến hơn 100% khiên quán cà phê bị lỗ.
Chi phí nguyên liệu:
Chi phí nguyên liệu là chi phí biến động. Nó phụ thuộc vào lượng bán của quán cà phê. Chi phí nguyên liệu cho mỗi quán cà phê theo từng phân khúc khác nhau sẽ khác nhau. Chi phí nguyên liệu cao hay thấp được tạo nên từ các yếu tố sau:
- Giá Nguyên liệu đầu vào như cà phê, trà, đường, sữa , bao bì….. Giá này sẽ phụ thuộc vào từng nhà cung cấp cho bạn, và định hướng sản phẩm cao hay thấp của bạn.
- Công thức pha chế: ở đây là tỉ lệ các nguyên liệu được sử dụng. Ví dụ như cà phê pha bằng phin sử dụng 25 gram bột cà phê cho mỗi ly, trong khi cà phê pha máy chỉ sử dụng 15gram. Như vậy số lượng cà phê pha máy sẽ ít hơn cà phê pha phin.
- Tỉ lệ hao hụt, hỏng nguyên liệu: phần này phụ thuộc vào cách quản lý kho, cách kiểm soát hư hỏng thất thoát của quán.
Chi phí nguyên liệu của một quán cà phê nói chung sẽ được xác định bằng tỉ lệ % khi chúng ta xây dựng một bài toán tài chính cho quán. Phần này bạn cũng nên tham khảo người có kinh nghiệm hoặc tỉ lệ chung trong ngành để đưa ra tỉ lệ chính xác. Thông thường trong ngành mở quán cà phê, tỉ lệ % nguyên liệu sẽ dao động từ 5-35% trên doanh thu tùy thuộc giá bán cao hay thấp và nguyên liệu đầu vào.
Chi phí mặt bằng:
Mặt bằng thường là chi phí cố định. Giá thuê mặt bằng thường được ký cố đinh theo thơi gian. Chi phí này bạn cũng có thể quy đổi về % trên doanh thu để biết được có hiệu quả hay không. Thông thường giá thuê trên doanh thu từ 5-20% được coi là ổn.
Xem thêm: kinh nghiệm chọn mặt bằng mở quán cafe.
Chi phí hoạt động quán cà phê:
Hoạt động của quán cà phê bao gồm khá nhiều chi phí lớn nhỏ khác nhau. Nó tùy thuộc vào mỗi khu vực và vị trí. Chi phí Hoạt động thường có:
- Điện
- Nước
- Internet
- Xử lý rác thải
- Vệ sinh: rác thải, dụng cụ và nguyên liệu làm vệ sinh….
- Chi phí an ninh, an toàn, đô thị….
- Chi phí triển khai các chương trình sự kiện….
Chi phí hoạt động của quán cà phê nên được duy trì ở mức 5-10% trên doanh thu là tốt nhất.
Cuối cùng là chi phí nhân sự:
Chi phí nhân sự quán cà phê được gọi chung là quỹ lương. Quỹ lương thường được chia thành lương cơ bản, thưởng và có thể có chi phí bảo hiểm xã hội, lương tháng 13…. Trong bước kế tiếp, chúng ta sẽ đi vào tính toán quỹ lương tổng sao cho phù hợp với mức doanh thu để từ đó tính toán số lượng nhân viên phục vụ quán cafe cần thiết.
Đăng ký: Đăng ký tư vấn tài chính quán cà phê MIỄN PHÍ cùng chuyên gia Laha tại đây!
Bước 2: Xác định quỹ lương cho nhân sự để tuyển nhân viên phục vụ quán cafe.
Phân bổ quỹ lương dựa trên chi phí vận hành ở trên:
Ở bước trên, bạn đã xác định được các chi phí Nguyên liệu, mặt bằng, hoạt động theo tỉ lệ % rõ ràng. Bây giờ bạn có thể tính toán % quỹ lương bằng cách lấy tổng chi phí vận hành( 60-80% doanh thu) trừ đi 3 chi phí này sẽ cho ra quỹ lương. Công thức tính toán cụ thể quỹ lương như sau:
Quỹ lương= Tổng chi phí vận hành – chi phí Nguyên liệu – Mặt bằng – Hoạt động
Giả sử ở bước trên bạn tính toán nguyên liệu 25%, mặt bằng 15%, chi phí hoạt động 10% và tổng chi phí hoạt động sẽ là 70% doanh thu, vậy quỹ lương của bạn ở bước này sẽ là:
Tổng Quỹ lương = 70% -25%-15% -10% = 20%.
Tổng quỹ lương theo số tiền : 20% doanh thu = 20 triệu/ tháng( ở ví dụ trên chúng ta xác định doanh thu là 100 triệu).
Nếu quán cà phê của bạn là doanh nghiệp và có chính sách trả lương tháng 13 thì bạn cần trích 12% quỹ lương này cho tháng 13 và tiền bảo hiểm. Thường số tiền này sẽ lên đến 20- 25% tổng quỹ lương của bạn. Trong trường hợp này từ 4-5 triệu mỗi tháng cần trích ra để chi cho chính sách đó.
Vậy mỗi tháng bạn cần chi tối đa khoảng 15 triệu cho quỹ lương trực tiếp cho nhân viên. Ở bước kế tiếp, bạn cần vẽ ra sơ đồ nhân sự cho quán cà phê để từ đó tính toán các vị tri trong công việc, số lượng nhân sự để phân bổ quỹ lương.
Bước 3: Cơ cấu nhân sự cho quán cà phê
Nhân viên pha chế (Barista):
- Vai trò chính là pha chế cà phê và đồ uống khác.
- Lương trung bình: 6-10 triệu/tháng tùy kinh nghiệm.
- Với quán nhỏ, 1 nhân viên pha chế có thể đủ; quán lớn cần 2-3 nhân viên.
Nhân viên phục vụ và thu ngân:
- Đảm nhiệm việc đón khách, phục vụ và xử lý thanh toán.
- Lương trung bình: 5-8 triệu/tháng.
- Quán nhỏ có thể gộp chung vai trò này; quán lớn cần ít nhất 2-3 nhân viên phục vụ và 1 thu ngân.
Nhân viên dọn dẹp:
- Đảm bảo quán sạch sẽ, tạo không gian thoải mái cho khách.
- Lương trung bình: 4-6 triệu/tháng.
- Thường với quán nhỏ, phục vụ sẽ kiêm luôn vai trò này.
Bảo vệ
- Đảm bảo xe cộ được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp, bảo vệ xe và tài sản của quán
- Lương trung bình: theo khu vực từ 5-15 triệu đồng/ tháng
Quản lý (nếu cần):
- Phụ trách điều phối hoạt động, quản lý nhân sự, và tài chính.
- Lương quản lý thường từ 8-15 triệu/tháng, tùy quy mô quán.
Xác định các vị tri cần thiế t cho quán cà phê thông qua sơ đồ quán cà phê:
Đến đây, bạn cần đặt các câu hỏi để tìm ra các vị trí nào quan trọng nhất, vị trí nào ít quan trọng nhất hoặc không cần thiết. Ví dụ việc pha chế và phục vụ, thu ngân là bắt buộc với một quán cà phê vì nó là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ. Nếu không có các bộ phận này sẽ không thể hoạt động quán cà phê được.
Vị trí nhân viên vệ sinh và bảo vệ: tùy thuộc vào từng quán lớn nhỏ khác nhau. Quán lớn sẽ cần phải có để chuyên môn hóa công việc và đảm bảo dịch vụ, những quán nhỏ có thể không cần thiết những vị trí này mà có thể gom vào cho nhân viên phuc vụ làm.
Quản lý: đối với vị trí quản lý, tùy thuộc vào quy mô và quỹ lương mà bạn sẽ xác định xem có cần thiết phải có hay không.
Bước 4: Xác định số lượng nhân viên phục vụ quán cafe cần tuyển.
Số lượng nhân viên phục vụ quán cafe nhỏ (doanh thu < 100 triệu/tháng):
Bạn sẽ cần xác định số lượng nhân viên tối thiểu ít nhất mỗi ca để vừa có thể pha chế, thu ngân, order, phục vụ. Tùy theo số ca ở quán là 2 hay 3 ca mà bạn sẽ tính toán số lượng nhân viên theo quỹ lương. Như ví dụ ở trên, quỹ lương là 15 triệu và lương trung bình 5 triệu/ người và ở quy mô này bạn không cần quản lý, bảo vệ, nhân viên vệ sinh thì có thể tuyển 3 nhân viên phục vụ.
Số lượng nhân viên phục vụ quán cafe lớn
Đối với các quán cà phê lớn hơn, có doanh thu cao hơn thì quỹ lương sẽ nhiều hơn thì theo nguyên tắc phân bổ, bạn sẽ phân bổ cho vị trí quan trọng nhất với sô lượng tối thiểu trước. Sau đó bạn phân bổ số lương cho các vị trí quan trọng tiếp số 2, số 3, số 4….. theo như quản lý, bảo vệ, vệ sinh.
Nếu hết ngân sách ở vị trí nào đó thì các công việc còn lại sẽ được phân chia cho các bộ phận ở trong quán. Ví dụ khi phân bổ đến nhân viên bảo vệ mà hết ngân sách thì công việc của bảo vệ được phân chia cho các nhân viên trong quán làm thay.
Nếu sau khi phân bổ các vị trí mà vẫn dư quỹ lương, bạn có thể xem xét tăng thêm nhân sự cho các bộ phận nào mà cần tăng số lượng để đảm bảo làm tốt hơn, nhanh hơn như pha chế, phục vụ, hay order thu ngân. Vì các bộ phận này ảnh hưởng trực tiếp dến việc khách hàng hài lòng hay không.
Nếu quỹ lương vẫn còn, bạn có thể để bổ sung làm quỹ thưởng cho nhân viên cuối tháng trong trường hợp quán đạt doanh thu kế hoạch và thưởng cho những cá nhân có đóng góp tốt nhất cho quán
Lời khuyên từ kinh nghiệm 10 năm tuyển nhân viên phục vụ quán cafe.
Cân đối giữa chất lượng dịch vụ và chi phí nhân viên phục vụ quán cafe
Mọi sự thay đổi sẽ dựa trên chất lượng dịch vụ của quán và chi phí nhân sự là kim chỉ nam để bạn hành động. Ở mỗi giai đoạn khác nhau bạn sẽ cần quyết định chọn chi phí hay chất lượng dịch vụ. Những giai đoạn mở quán đầu tiên( 1-6 tháng đầu) thì nên ưu tiên về dịch vụ mà có thể phải hi sinh chi phí. Nhưng những giai đoạn sau đó, bạn nên tối ưu từng vị trí để có thể cắt giảm chi phí và đạt được
Số lượng nhân viên phải hợp lý theo từng giai đoạn sẽ khác nhau để đảm bảo quán vận hành hiệu quả. Chi phí nhân viên vì vậy cũng khác nhau. Do đó bạn không nên cứng nhắc về quỹ lương ở giai đoạn đầu của mở quán cà phê.
Thay đổi liên tục khi việc sắp xếp không hợp lý. Tùy tình hình thị trường, tùy vào tay nghề của nhân viên mà bạn có thể có sự thay đổi điều chỉnh số lượng nhân sự liên tục cho phù hợp. Chắc chắn những lần sắp xếp đầu tiên của bạn sẽ không thể phù hợp ngay và bạn cần sẵn sàng để tái cấu trúc liên tục cho đến khi phù hợp nhất.
Luôn đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên:
Thực tế cho thấy, quỹ lương thường eo hẹp trong khi nhu cầu sử dụng nhân sự rất cao. Đó là lúc chúng ta cần phải tìm một phương án để quỹ lương ít ỏi của bạn phù hợp với số lượng công việc cần thiết. giải pháp là đào tạo và phát triển nhân viên.
Về dài hạn, bạn cần tập trung phát triển kỹ năng cho nhân viên. Việc làm này giúp cho nhân viên của bạn làm việc hiệu quả hơn. Khi đó bạn có thể tăng doanh thu lên mà không cần thuê thêm nhân viên phục vụ quán cafe. Hoặc khi nhân viên được đào tạo tốt có thể giúp bạn giảm số lượng nhân viên làm việc mà vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ.
Kết luận về số lượng nhân viên phục vụ quán cafe.
Sô lượng nhân viên và ngân sách luôn là bài toán đối nghịch của chủ quán cà phê khi kinh doanh. Bạn có một quỹ lương eo hẹp nhưng số lượng công việc quán cafe luôn cần nhiều người. Do đó cần có sự tính toán cẩn thận để đưa ra được quỹ lương đúng và số lượng người cần thiêt.
Số lượng nhân viên cần thiết sẽ phụ thuộc vào quy mô và doanh thu mục tiêu của quán. Việc quản lý quỹ lương hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo sự phát triển bền vững của quán cà phê. Ngoài ra để đảm bảo phục vụ tốt với một quỹ lương eo hẹp, thì cần chú trọng đào tạo tay nghề cho nhân viên để phục vụ tốt hơn với số lượng người ít hơn.
Nếu bạn dự định mở quán cafe nhưng:
Chưa có định hướng rõ ràng về mô hình, tài chính, nhân viên, vận hành, marketing, sản phẩm cho quán cà phê?
Chưa biết bắt đầu ra sao, Tuyển nhân viên phục vụ quán cafe thế nào, sô lượng bao nhiêu là đủ?
Chưa biết quản lý nhân viên phục vụ quán cafe?
Quản lý tài chính tránh thất thoát?
Hay bất cứ câu hỏi nào khi bạn chuẩn bị mở quán cà phê.
- Cảm thông với những khó khăn của người chuẩn bị kinh doanh cà phê. Để giúp những người mởi hiểu rõ hơn về bài toàn tài chính, xác định quỹ lương và các chi phí cho quán cà phê chính xác, Laha Coffee có một chương trình hỗ trợ tư vấn cho bạn MIỄN PHÍ tại đây.
- ĐĂNG KÝ NGAY : BẤM VÀO ĐÂY!
- MÔ HÌNH NHƯỢNG QUYỀN LAHA COFFEE: BẤM TẠI ĐÂY!
- CÀ PHÊ LAHA CHO QUÁN HÚT KHÁCH NỐI DÀI : TẠI ĐÂY HOẶC INBOX TƯ VẤN TRỰC TIẾP