Cách quản lý nhân viên quán cafe tránh thất thoát dành cho chủ mới.

Quản lý nhân viên quán cafe lớn hay mô hình cafe take away nhỏ là một việc quan trọng mà bất kỳ chủ quán cafe nào cũng phải làm. Đặc biệt đối với những người trẻ khởi nghiệp với các mô hình cafe mang đi. Thất thoát tiền bạc thường xảy ra do nhân viên gian lận . Hoặc lãng phí nguyên liệu, hoặc quy trình làm việc không rõ ràng.  Thất thoát không chỉ làm giảm lợi nhuận mà còn là nguyên nhân gây thất bại phải đóng cửa. Trong bài viết này, hãy cùng Laha tìm hiểu cách xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự bài bản, chi tiết và hiệu quả. Để đảm bảo quán cafe phát triển thuận lợi và hạn chế thất thoát.

Quản lý nhân viên quán cafe liên tục nhưng vẫn bị thất thoát: Nguyên nhân do đâu?

Thất thoát trong quán cafe là vấn đề thường xuyên xảy ra. Đặc biệt khi không có hệ thống quản lý chặt chẽ. Chúng ta chia nguyên nhân thất thoát thành ba nhóm chính:

Nhóm thứ nhất: Gian lận từ nhân viên

Nhân viên quán cà phê sau khi phục vụ, họ có thể không nhập hóa đơn cho khách và giữ lại tiền bán hàng. Họ có thể pha chế sai định lượng để giảm nguyên liệu sau đó rút nguyên liệu đi bán. Hoặc lạm dụng các chương trình chiết khấu, ưu đãi dành cho khách hàng. Ví dụ như các chương trình giảm giá 20% dành cho khách hàng cũ quay lại thì nhân viên có thể thông báo lý do không áp dụng cho một số khách hàng. Sau đó lấy đi phần tiền này và báo cáo đã áp dụng cho khách hàng.

Nhóm thứ hai: Thiếu quy trình và công cụ quản lý

Một số quán cafe không có định mức pha chế cụ thể. Nhân viên làm món theo cảm tính sẽ sử dụng nguyên liệu dư thừa mà không biết. Nhiều quán cũng không sử dụng phần mềm quản lý kế toán và bán hàng. Chính vì không có phần mềm hỗ trợ mà mọi giao dịch đều bằng tay hoặc không có thống kê. Do đó, sai sót khi thu chi với khách hàng và lãng phí nguyên liệu sẽ thường xuyên xảy ra.

Nhóm thứ ba: Thiếu xây dựng văn hóa chính trực cho nhân viên.

Nhân viên không được hướng dẫn bài bản về quy trình làm việc. Họ cũng không được giáo dục về đạo đức nghề nghiệp thường dễ dẫn đến những hành vi thiếu trách nhiệm, gây ththất thoát vô ý hoặc cố ý.

Cách quản lý nhân viên quán cafe tránh thất thoát

Chi tiết và minh bạch

Ngay từ khi tuyển dụng, bạn cần đặt ra các nguyên tắc rõ ràng. Tất cả các giao dịch phải được ghi nhận đầy đủ qua phần mềm bán hàng, không có ngoại lệ. Bên cạnh đó, hợp đồng lao động và các điều khoản về trách nhiệm, quyền lợi cần được ghi rõ. Ví dụ như sau:

10 nội dung cần có trong nội quy lao động của một quán cafe để quản lý nhân viên quán cafe trở nên trung thực, chính trực và tâm huyết:

1. Quy định về trung thực trong công việc
   • Nhân viên phải báo cáo đầy đủ và chính xác các giao dịch, hóa đơn, và tình trạng nguyên liệu.
   • Nghiêm cấm mọi hành vi gian lận, che giấu hoặc làm sai lệch thông tin.
2. Quy trình xử lý tiền và giao dịch
   • Tất cả giao dịch phải được ghi nhận qua phần mềm bán hàng và xuất hóa đơn.
   • Tiền thu từ khách phải nộp vào két thu ngân ngay sau mỗi giao dịch, không giữ tiền cá nhân.
3. Trách nhiệm bảo quản tài sản của quán
   • Nhân viên có trách nhiệm bảo vệ máy móc, dụng cụ pha chế và tài sản khác của quán.
   • Bất kỳ hư hỏng hoặc mất mát tài sản phải báo cáo ngay lập tức.
4. Quy định về quản lý nguyên liệu
   • Sử dụng nguyên liệu đúng định mức đã quy định.
   • Nghiêm cấm hành vi lãng phí hoặc lấy nguyên liệu quán sử dụng cho mục đích cá nhân.
5. Chính sách kiểm tra và giám sát
   • Nhân viên đồng ý tuân thủ các biện pháp kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của chủ quán (ví dụ: kiểm tra kho, hóa đơn).
   • Cam kết minh bạch và hợp tác khi có yêu cầu từ chủ quán.
6. Quy định về thái độ làm việc
   • Cần làm việc với tinh thần trách nhiệm, tập trung và chuyên nghiệp.
   • Không được phép sử dụng điện thoại cá nhân khi đang phục vụ khách.
7. Chính sách thưởng và phạt minh bạch
   • Có thưởng cho những nhân viên đạt hoặc vượt chỉ tiêu, đóng góp ý tưởng cải tiến.
   • Phạt nghiêm khắc nếu phát hiện hành vi gian lận, vi phạm quy định hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín của quán.
8. Quy định về giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp
   • Luôn thân thiện, lịch sự và tôn trọng khách hàng cũng như đồng nghiệp.
   • Báo cáo ngay các trường hợp khách hoặc đồng nghiệp có hành vi không đúng mực.
9. Cam kết đạo đức nghề nghiệp
   • Tất cả nhân viên ký cam kết không tham gia hoặc tiếp tay cho hành vi gian lận, trộm cắp, hoặc phá hoại tài sản quán.
   • Định kỳ có buổi nhắc nhở, đào tạo về đạo đức nghề nghiệp.
10. Quy định nghỉ việc và bàn giao công việc

• Khi nghỉ việc, nhân viên phải bàn giao đầy đủ dụng cụ, tài sản và báo cáo công việc.
• Nghiêm cấm hành vi phá hoại hoặc gây thiệt hại trước khi rời quán.

Xem thêm: Xây dựng đội ngũ nhiệt huyết cho quán cafe.

Quản lý nhân viên quán cafe cần quản trị chặt chẽ về doanh thu và nguyên liệu

Sử dụng các công cụ như phần mềm bán hàng để kiểm soát doanh thu từng ngày. Thiết lập định mức nguyên liệu cho từng món để dễ dàng phát hiện sai lệch.

Đào tạo nhân viên thường xuyên

Quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả cao tránh được những thất thoát cần nỗ lực đào tạo hơn nữa. Ngoài các kỹ năng chuyên môn, bạn cần hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc chuẩn và tác động của việc gian lận đến sự phát triển chung của quán. Giám sát nhân viên quán cafe có thể không hiệu quả

Áp dụng công nghệ trong giám sát

Các phần mềm quản lý hiện đại như iPOS, Cukcuk hoặc kioskviet không chỉ hỗ trợ theo dõi doanh thu mà còn giúp bạn giám sát các hoạt động trong quán từ xa.

Tạo môi trường làm việc tích cực

Xây dựng mối quan hệ tin cậy và minh bạch với  từng nhân viên. Tạo động lực cho họ bằng chính sách thưởng khi đạt chỉ tiêu. Có chỉ tiêu doanh thu mục tiêu rõ ràng sẽ giúp họ có động lực làm tốt hơn mà không muốn gian lận.

Bạn nên thưởng cho những nhân viên báo cáo những gian lận. Và cũng khuyến khích công khai nhân viên quản lý chéo lẫn nhau để tránh thất thoát. Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra bộ phận khác và ngược lại để báo cáo tình hình. Nếu phát hiện bao che thì cũng nên xử lý nghiêm minh để họ hiểu.

Sa thải ngay những nhân viên có dấu hiệu gian lận. Vì những nhân viên này có thể nguy hiểm cho môi trường làm việc của nhân viên khác. Họ có thể lôi kéo

Cách cụ thể để quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả, giảm thất thoát:

Tách biệt rõ ràng vai trò của nhân viên. Người pha chế không được thu tiền, và người thu ngân chỉ được tập trung xử lý hóa đơn. Điều này giúp giảm thiểu khả năng gian lận do nhân viên tự ý thay đổi giao dịch.

Sử dụng camera giám sát tại các khu vực quan trọng như quầy thu ngân, khu vực pha chế. Tuy nhiên, đừng để camera trở thành áp lực mà hãy giải thích rằng nó là một phần trong quy trình quản lý.

Lập phiếu đặt món nội bộ để khách hàng kiểm tra giao dịch. Điều này vừa tăng tính minh bạch vừa giúp phát hiện các sai sót ngay tại chỗ.

Hạn chế giao dịch tiền mặt bằng cách khuyến khích thanh toán qua ví điện tử hoặc thẻ. Điều này không chỉ tiện lợi mà còn giảm rủi ro thất thoát do giao dịch không rõ ràng.

Kiểm tra kho hàng thường xuyên mà không báo trước. Việc này giúp phát hiện kịp thời các vấn đề về thất thoát nguyên liệu.

Checklist chi tiết chủ quán phải làm để quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả

1. Tuyển dụng 

   • Đảm bảo rằng hồ sơ nhân viên đầy đủ và rõ ràng.
   • Tập trung vào thái độ làm việc hơn là kinh nghiệm.

1. Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng

   • Mỗi công việc trong quán cần có hướng dẫn chi tiết, từ pha chế, phục vụ đến thu ngân.
   • Tạo tài liệu SOP (Standard Operating Procedure) và phổ biến đến toàn bộ nhân viên.

2. Áp dụng phần mềm quản lý

   • Chọn phần mềm phù hợp với quy mô quán để quản lý hóa đơn, nguyên liệu và doanh thu.
   • Cài đặt các tính năng như đối chiếu doanh thu cuối ngày, báo cáo tự động.

3. Đào tạo định kỳ

   • Hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc và tác phong chuyên nghiệp.
   • Tăng cường các buổi đào tạo về đạo đức nghề nghiệp và xử lý tình huống.

4. Giám sát minh bạch

   • Sử dụng camera tại các khu vực nhạy cảm nhưng cần thông báo trước cho nhân viên.
   • Thực hiện các đợt kiểm tra định kỳ hoặc bất ngờ.

5. Đối soát doanh thu và nguyên liệu

   • Đối chiếu tiền mặt, hóa đơn và báo cáo từ phần mềm vào cuối mỗi ca làm việc.
   • Theo dõi lượng nguyên liệu nhập vào và sử dụng hàng ngày.

6. Chính sách thưởng phạt rõ ràng

   • Thưởng khi nhân viên đạt chỉ tiêu hoặc có đóng góp tích cực, báo cáo các tình huống gian lận.
   • Phạt nghiêm nếu phát hiện gian lận hoặc vi phạm quy định.

7. Tạo động lực cho nhân viên

   • Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, thân thiện.
   • Thường xuyên lắng nghe ý kiến từ nhân viên và giải quyết vấn đề kịp thời.

Kết luận 

Quản lý nhân viên quán cafe hiệu quả là chìa khóa để giảm thiểu thất thoát. Và nâng cao hiệu quả hoạt động của quán cafe. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc minh bạch. Xây dựng quy trình chặt chẽ. Cùng với tận dụng công nghệ. Bạn không chỉ kiểm soát tốt hơn mà còn tạo nên một môi trường làm việc tích cực. Nơi mà mọi nhân viên đều có trách nhiệm và cảm thấy tự hào khi làm việc.

Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng vững chắc. Một hệ thống quản lý tốt sẽ không chỉ giúp bạn tránh thất thoát mà còn mang lại sự phát triển bền vững cho quán cafe trong tương lai.

Xem thêm bài liên quan: Cần tuyển bao nhiêu nhân viên quán cafe

https://lahacafe.vn/nhan-vien-phuc-vu-quan-cafe/